过滤器操作符
Gmail官方操作符说明:
除了直接输入搜索词表示全文搜索外,一般常用的是:
或操作: { }或OR
与操作:( )或AND
匹配标题:subject:
匹配发件人: from:
通配符:*
匹配后操作
当邮件命中规则后,会继续执行一些「动作」,这是真正提高效率的核心。
一般情况下,「将符合指定规则的,移动到指定文件夹」即可,在下文举例中,我们将按需处理。
请注意,一些客户端邮件APP可能会不支持某些「动作」,如「对历史邮件执行规则」。
举例
我们通过例子来介绍如何配置规则,我的一般原则:
搜索范围是「所有邮件」而不是「收件箱」对同一邮件尽量不要有两个规则进行处理尽量使用「一句过滤器规则」,而不是「多个搜索选项」收件箱仅保留无规则匹配或需要通知提醒的邮件电子发票
在「搜索栏」输入「subject:(电子发票) 」,按回车搜索后做简单确认,点击「显示搜索选项」,直接点击创建过滤器。
建立过滤器
创建后,会提示选择「处理规则」,即匹配该过滤器后,如何处理邮件。
对我而言,新收到的电子发票往往需要报销使用,因此我将电子发票分类到「财务 - 电子发票」,这里我们使用二级标签:
在「动作配置界面 - 应用标签 - 选择标签 - 新建标签」处先新建「财务」第一级标签,然后重复选择「新建标签」,标签名称填写「电子发票」,点选「将此标签嵌套到下面的标签内」并选择「财务」,即可不离开当前页面的情况下,创建多级标签。
建立标签
电子发票不需要出现在「收件箱」中,按需使用就好,因此我选择「跳过收件箱」。
在建立规则时,选择「同时将此过滤器应用于匹配的会话」以保证对已经收到的邮件也执行该规则。
最后,这一动作如图所示:
确认动作
另外,为了区分某些发票已经被使用了,可以再建立一个「已使用发票」并把已经使用的发票改到此标签。
广告/推广
如图的最上方规则所示,这里我们使用{ }大括号表示或关系。
推广类广告的发件人是与其他重要消息分开的,但设置规则时,还是需要先使用该规则搜索看一下这个规则是否严谨。
「广告」规则转发邮件
我和另一同学共享iCloud家庭账户,但是账单默认发给主账户,因此我需要将账单转发。
通过对邮件的梳理,我发现最简单的办法就是使用「APPLE ID 对方ID」过滤邮件内容,之后我们在动作界面添加一个转发地址,执行即可。
「转发」规则告警和提醒
这里指的是需要关注但无需紧急处理的事件,例如域名续期提醒;或指一些已经被其他渠道提醒的重复内容,例如云服务商的告警往往已经通过短信或微信告警过一次了。
对于这些情况,我一般移动到「关注 - 告警」或「关注 - 提醒」中,但不标记为已读,这样偶尔我就可以根据未读数来快速浏览一遍是否错过关键信息。
云「告警」规则调整规则
我的一般原则:不要让两个规则执行同一个动作。
对于刚刚的例子中,我们发现并不是所有的电子发票都带有「电子发票」这个关键词,仍然有一些电子发票还存留在收件箱中,所以我们需要对规则进行一些调整。
在「所有设置」中打开「过滤器和屏蔽地址」,点击对应规则右方的「修改」,即可对规则和动作进行调整。
此处可以将规则复制到「包含字词」填空处,点击「继续」来修改过滤器。
修改规则补充说明
一些邮箱存在同一邮箱地址多个名称的情况,如TestFlight,可以这么识别:from:("TestFlight" )。
在处理完收件箱之后,也可以使用规则对一类邮件进行批量处理。
在Web页面配置规则时,可以一个网页打开收件箱搜索,一个网页打开规则配置页面配置,效率会高一些,这个逻辑就是:「收件箱建立规则 - 在规则页面修改现有规则后执行 - 刷新收件箱」,注意修改规则时要点选「同时将此过滤器应用于匹配的会话」。
一些邮箱服务商有「停止处理其他规则」选项,如Outlook,这时候不同规则是有优先级的,需要另外注意。