摘要：
新形势下档案馆接待查阅工作的思考缪平均查档接待室是档案部门的“窗口”，查档利用接待工作是档案馆服务民生，服务和谐社会建设，最直接最具体的工作体现。随着我国经济..... 新形势下档案馆接待查阅工作的思考缪平均查档接待室是档案部门的“窗口”，查档利用接待工作是档案馆服务民生，服务和谐社会建设，最直接最具体的工作体现。随着我国经济建设的突飞猛进，在新的形势下，档案馆馆藏结构、功能、服务范围、服务方式、服务要求等人文环境已发生时代性的变化，过去传统的档案接待查阅手段已受到挑战，笔者在档案馆保管利用部门工作十余年，在日常直接的接待查阅工作实践中，曾尝试了一些新型的方法与模式，也做了一些实际具体的调研，借鉴了同行的一些好的做法，现归纳之，以求鉴于同行。一、做好导查工作所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度，对档案馆馆藏内容的了解概况，从而引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知，当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境，自己置身于很陌生的领域中时，如有人为其引导，那当然是利用者求之不得的好事情。就好像我们假日外出旅游，需要一名导游员一样，利用者来档案馆查档也需要导查，需要导查的对象常常是以下几种类型的利用者：一是从来没有来过档案馆查过档案的利用者；二是利用者对其查档线索掌握不够全面的利用者；三是利用者所查的内容，需要跨越多个全宗才能查找到所需内容的利用者；四是按档案馆通常查阅方法，即查阅了全引目录后，没有查到所需档案的利用者；五是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后，都无法找到所需档案的利用者。
接待室导查的方法通常有四种：一是主动询问式，主要包括利用者查档目的，已掌握所查档案内容的线索，如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。二是主动介绍式，主要包括本馆现有查档检索工具介绍，其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意的事项等。三是主动告知式，主动告知即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称，目录号和检索工具存放位置，查阅注意事项。四是主动引导式，也就是说当利用者自己不能顺利地，查找所需档案内容时，作为阅览室接待人员，就应主动引导利用者，能顺利地找到所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具，还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。二、做好排查工作在档案馆查档接待室，当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时，作为一个合格的档案馆接待室查阅接待工作者，不能简单地、不加分析而不负责任地宣判该档案资料查不到或没有，而是要认真分析档案可能存在的位置，从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索、方法。这一过程就是排查。排查的方法有多种多样：一是要分析利用者所查档案文件之间的有机联系，如文件之间的流转关系，比如档案员归档中请示与批复，收文与发文，各文件之间所包含的关系，如工作总结，会议讲话稿，年报等包括全年很多的单个信息内容，文件之间的办理程序关系等，这一方面如会议记录与发文，一般是先研究后发文的程序，象信息不同载体之间的互补关系，如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录象带、录音带等承载利用者，所需信息的重叠与互补内容等。
二是要梳理利用者所需档案，所在机构的历史沿革演变的情况，如过去与现在隶属关系的变更，内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。三是要掌握各级各类档案馆、室的保管内容范围功能与区别。笔者利用以上方法在实际接待工作中，帮助利用者查到了很多“判了死刑”的档案，业务建设17handongdangan使很多难以查找的档案内容，象似山穷水复疑无路的境况，经过我们接待人员的努力，收获了很多柳暗花明又一村的喜讯。在档案馆里，作为一名合格查档接待人员，努力做好排查工作：一要自己熟知馆藏信息和档案业务。二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感。三是在档案馆阅览室的接待工作者，对待每一位查档利用者应一视同仁，要有足够的耐心与细心，尽职尽责的做好本职工作。三、做好代查工作代查是指档案馆工作人员为利用者，代替查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足不同类型，不同层面需求档案资料的利用者的一种市场行为，是一种有偿服务方式。代查可分为三种形式：第一种形式是现场代查，这又分两种，一种是被动现场代查，它指利用者因为查阅档案业务上的障碍，而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查，指利用者因为查档行为上的障碍，需档案馆工作人员主动代查，这主要是指那些需要社会给予关爱的特殊群体人员，如年龄大的老人，文盲，残疾人等，对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱，而且要尽可能给予无偿服务，给他们以人文上的关怀。
第二种形式是委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式，只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务，利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。第三种形式是协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等，需要查找大量的档案资料，为降低成本，提高效率，与档案馆签订代查协议，档案馆根据其所列清单，代为查找所需的档案资料，利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费，这叫协议代查。代查程序为：接收受理；告知利用事项，包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等；收费程序；送达所查资料程序时间。四、做好协查工作协查是指以国家综合档案馆为主体，协同各类专业档案馆，各部门各单位档案室，形成一个档案查阅系统，实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中，常碰到以下四种情况：一是在大多数社会公众眼中，政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方，一旦需要查找档案史料，只想到档案馆，他们不了解，更很难知道各类档案馆、室的功能与分工，在此，综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。二是在其他专业档案馆、室接待查档设置的门槛往往比较高，如需领导层层审批，要正式介绍信，内控档案不便利用等等。
还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作，对利用者大多不是推诿就是找不到人，使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。三是个别档案馆、室没有收费依据标准，造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。四是在个别档案室里，给利用者开具的档案证明，一些部门“不买账”，有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”，因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路，把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆，这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期，要彻底解决以上问题，为利用者做好协查工作，就显得更为重要和必要了。通常为利用者协查的具体做法：一是档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放，使利用通过导查能在较短的时间内，掌握档案馆馆藏的内容，为利用者所需查找的档案提供有价值有意义的线索。二是向利用者明确档案馆在查档上的主体地位，即有统一有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。三是在档案馆内统一查档制度，统一收费票据，统一收费标准。四是根据利用者的要求，档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。五、做好陪查工作近些年来，各级各类综合档案馆都开展了档案寄存业务，特别是国企改制后的国有企业档案大量进入 综合档案馆里，带来了利用者查档上的突出矛盾。
一 是查阅量大。有时为了研究历史上某一重大事件，或 某一个问题，如经济案件、历史事件等，需要查阅几 百卷甚至上千卷档案资料的现象。二是查阅档案的连 贯性很强。如查某一大的工程出现的经济案件，查阅 企业改制，企业房改问题等，不仅要查其基本的基建 档案，该单位文书档案，同时还要查阅会计档案，另 外在会计档案中又有凭证、账簿、报表，账簿中又会 有总账和各分类帐表等。三是这一类问题查档的不确 定因素很大。有时要按照问题，历史事件的线索顺序 查阅，有时要逆查，有时要横向查，如会计总分类帐 表等，甚至有时还要临时去查找线索，如当事人口述 依据等。四是查档的专业性强。比如查阅会计档案， 就必须具备很强的会计专业技能和知识。工程中经济 业务建设 18 handongdangan 案件，大的历史事件也是如此。这种查阅需求的特殊性很大，档案馆如果按正常的调卷查阅的话，是很难 应付的了。笔者在档案馆接待部门多年，遇有上述利 用者时，做过一些统计记录，平均接待一起上述这样 的利用者，至少需要3 个人为其提供服务，通常这类 特殊利用者来查阅在3 人以上，库管员调卷，接待人 员收卷，库管员一天进出库房多次，调卷量大，很辛苦， 而利用者往往还不满意。
这就需要实行陪查，即档案 馆工作人员陪同利用者到档案库房查找利用者所需的 档案，这样一个人足够了，也解决了库管员调归卷的 劳累，利用者也很满意。把利用做为最大的追求目的 的国家级综合档案馆，依据单位部门利用档案的实际， 适度展开陪查业务，一方面能满足利用者特殊查档需 要，又充分体现了综合档案馆在工作上以人为本的思 想理念。然而，利用者进库房自己查档，这历来都是 档案馆管理工作中的一大“禁忌”，按哲学辩证法的原 理，具体问题具体解决，例可破，但依据实际必须从 严掌握，非特殊情况不可开禁，而且要实行严格的登 记审批手续。陪查时档案馆陪查人员应努力做到以下 三点：进库房查档的利用者人数，通常不得超过两人； 利用者不能带包、纸、笔进库房，有需利用的档案， 利用者可在其中的卷内夹纸条标记，以便复印利用； 陪查人员应有高度的责任心和警惕性，利用者的一举 一动都要掌握在档案馆陪查人员的监视之中。 六、做好接受网上查阅服务 伴随着社会信息化的迈进，档案馆信息化工作也 在一步步实现，档案馆实行网上全文查阅，已在当前 部分档案馆里逐步实现。而档案的特殊性决定其今后 全文网上查阅会有一定的限制和要求，这里笔者所说 的网上查阅只是一种狭义上的网上查阅，即档案馆依 据其馆藏信息内容，有计划有步骤的将档案资料目录， 在有关的网站上公布。
利用者依据网上所看到的目录， 便可迅速的检索到自己所需的档案内容。这样避免了 利用者走冤枉路，也提高了查档效率，使利用者享受 到信息化网络带来的实惠。 （作者单位：陕西省档案馆） 2009年11 日，滕州市档案局（馆）全体干部职工集中学习了刘义权同志先进事迹。局（馆）长 谢观玉同志传达了********的重要指示和李长春 同志的讲话精神，并对近期学习刘义权同志先进事迹 活动作了部署。副局（馆）长胡思俊同志传达了10 11日在北京人民大会堂举行的刘义权同志先进事迹报 告会上解放军档案馆馆长计英春等同志的报告发言。 大家一致认为，刘义权同志的先进事迹集中反映 了革命军人的优秀品质和共产党人的高尚情操，不愧 为全国档案战线的优秀楷模，不愧为在坚守平凡中创 造非凡的真正战士，不愧为模范践行社会主义核心价 值体系的时代先锋。全局（馆）干部职工决心一定要 认真学习刘义权同志坚守信念的政治品德，学习他践 行使命的崇高精神，学习他甘于奉献的价值追求，学 习他乐观向上的人生情怀，踏踏实实，立足本职工作， 推进全市档案事业新发展。 业务建设19 handongdangan
